Tout le S.A.V, de l'accueil à la restitution
Le module se branche sur ce que vous utilisez déjà : le client est un tiers de votre base, l'appareil est retrouvé dans vos ventes, les pièces sortent de votre stock, le devis et la facture sont de vrais documents de vente.
Prise en charge
La saisie ou la lecture à la douchette du numéro de série retrouve la vente d'origine : client, article, facture, date d'achat et garantie. Saisie libre possible, client de passage créé à la volée, panne déclarée, accessoires remis, état visuel et photos.
Garantie
État de garantie et date de fin calculés automatiquement. Exclusions paramétrables (casse, oxydation, surtension…), geste commercial tracé avec motif obligatoire, garantie de réparation et certificat de garantie imprimable.
Atelier & techniciens
Affectation à un technicien et écran « Mon atelier » : chaque technicien voit ses dossiers par étape, les démarre, les met en attente de pièces ou les termine. Emplacement de l'appareil dans l'atelier et détection des récidives.
Diagnostic, temps & coûts
Codes panne paramétrables (symptôme, cause, action) et compte rendu libre. Temps passés par intervenant, coût interne au taux horaire de la fonction et contrôle qualité optionnel validé par un second utilisateur.
Pièces détachées
Sortie des pièces depuis le dossier, réintégration en cas d'annulation et demande d'achat pour une pièce manquante. Aucune pièce ne sort sans l'accord du client, sauf pour un utilisateur autorisé.
Devis & accord du client
Devis généré depuis le dossier avec main-d'œuvre et pièces prévues. Accord ou refus enregistré avec sa date et son canal : sur place, téléphone, SMS, e-mail ou WhatsApp. Frais de diagnostic facturables en cas de refus.
Facturation & coût de la garantie
Hors garantie, la facture est une vraie facture de vente, avec règlements et comptabilisation habituels. Sous garantie, les pièces sortent sur un centre de coût S.A.V dédié et le coût de chaque dossier est calculé.
Renvoi au fournisseur
Réclamation fournisseur pré-remplie, adressée au fournisseur de l'achat d'origine. Suivi du numéro de retour, des dates d'envoi et de retour. Au retour : appareil réparé, échangé (nouveau numéro de série enregistré) ou à reprendre.
Restitution & appareils non retirés
Contrôles avant remise (appareil prêt, accessoires rendus, règlement), bon de restitution signé, relances des appareils prêts et procédure d'abandon avec décharge imprimable.
Communication
E-mail au client à partir de modèles avec champs de fusion, message WhatsApp pré-rédigé, notifications internes à l'affectation et quand un appareil est prêt.
Alertes & suivi
Alertes sur les dossiers en retard, les devis sans réponse et les appareils à relancer : un clic ouvre le dossier concerné. Cycle de vie clair, chaque changement historisé avec date, utilisateur et commentaire.
Éditions
Bon de dépôt en deux exemplaires avec QR du dossier, étiquette, fiche atelier, bon de restitution, décharges, certificat de garantie, journal des dossiers et historique d'un numéro de série.
Un dossier unique pour toute la vie de l'appareil
Sans le module, avec GestiumERP
Adapté aux commerces qui assurent le S.A.V
Toute structure qui vend des appareils suivis par numéro de série et assure leur garantie.
Une option de GestiumERP
Le module S.A.V est proposé en option de GestiumERP. Obtenez une estimation personnalisée et gratuite selon vos besoins.